Akta kelahiran merupakan dokumen penting yang digunakan untuk berbagai keperluan administrasi, mulai dari pendaftaran sekolah, pembuatan paspor, hingga pengurusan dokumen kependudukan lainnya.
Namun, bagaimana jika akta kelahiran tersebut hilang atau tidak ditemukan? Masyarakat tidak perlu membuat akta baru dari awal karena dokumen yang hilang dapat diterbitkan kembali melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil).
Proses pengurusan akta kelahiran yang hilang dilakukan dengan mengajukan penerbitan kembali kutipan akta kelahiran atau yang dikenal sebagai kutipan akta kedua.
Salah satu persyaratan utamanya adalah surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Pemohon juga perlu menyiapkan identitas dan dokumen pendukung untuk membantu pemeriksaan data.
Lantas, bagaimana cara mengurus akta kelahiran yang hilang, apa saja syaratnya, dan apakah penerbitannya dikenakan biaya? Berikut panduan yang perlu diketahui.
Syarat Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang
Pengurusan akta kelahiran yang hilang memiliki ketentuan tersendiri. Pemerintah telah mengatur penerbitan kembali kutipan akta pencatatan sipil melalui Permendagri Nomor 108 Tahun 2019.
Dalam Pasal 92 ayat (4), disebutkan bahwa penerbitan kembali kutipan akta pencatatan sipil yang hilang dilakukan berdasarkan permohonan dengan melampirkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Selain persyaratan tersebut, pemohon sebaiknya menyiapkan beberapa dokumen pendukung berikut:
| Dokumen | Kegunaan |
|---|---|
| Surat keterangan kehilangan | Bukti laporan kehilangan dari kepolisian |
| KTP-el | Identitas pemohon |
| Kartu Keluarga | Membantu pencocokan data keluarga |
| Fotokopi atau foto akta lama | Membantu penelusuran data jika tersedia |
| Formulir permohonan | Diisi sesuai ketentuan Disdukcapil |
Perlu diketahui, surat keterangan kehilangan dari kepolisian merupakan persyaratan yang secara tegas disebutkan dalam aturan nasional.
Sementara itu, dokumen pendukung lainnya dapat diminta sesuai mekanisme pelayanan Disdukcapil di masing-masing daerah.
Jika tidak mempunyai fotokopi atau foto akta lama, masyarakat tetap dapat berkonsultasi dengan petugas untuk mengetahui cara penelusuran data kelahiran.
Cara Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang
Setelah seluruh dokumen dipersiapkan, masyarakat dapat mengajukan permohonan penerbitan kembali akta kelahiran melalui Disdukcapil.
Berikut tahapan pengurusannya.
1. Membuat Surat Kehilangan di Kantor Polisi
Langkah pertama adalah melaporkan kehilangan akta kelahiran ke kantor kepolisian.
Sampaikan kepada petugas bahwa dokumen yang hilang merupakan akta kelahiran. Berikan informasi yang diperlukan untuk pembuatan laporan kehilangan.
Setelah laporan diproses, pemohon akan memperoleh surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Simpan dokumen tersebut karena diperlukan ketika mengajukan penerbitan kembali akta kelahiran.
2. Menyiapkan Dokumen Persyaratan
Selanjutnya, siapkan KTP-el dan Kartu Keluarga untuk membantu petugas mencocokkan identitas.
Jika masih memiliki salinan akta kelahiran, sertakan fotokopi atau foto dokumen tersebut.
Salinan lama dapat membantu mempercepat pencarian data, terutama jika akta diterbitkan bertahun-tahun sebelumnya.
Untuk pengurusan akta milik anak, orang tua atau wali dapat menanyakan persyaratan tambahan kepada Disdukcapil.
3. Mendatangi Kantor Disdukcapil
Datangi kantor Disdukcapil kabupaten atau kota sesuai domisili.
Sampaikan kepada petugas bahwa pemohon ingin mengurus penerbitan kembali kutipan akta kelahiran karena dokumen sebelumnya hilang.
Serahkan surat kehilangan dan dokumen pendukung yang diminta.
Berdasarkan Permendagri Nomor 108 Tahun 2019, penerbitan kembali kutipan akta pencatatan sipil yang hilang dilakukan di tempat domisili penduduk.
Artinya, masyarakat dapat mengajukan permohonan melalui Disdukcapil sesuai domisili tanpa harus selalu kembali ke daerah tempat akta pertama kali diterbitkan.
4. Menunggu Pemeriksaan Data
Setelah dokumen diserahkan, petugas akan melakukan pemeriksaan terhadap permohonan dan data pencatatan sipil.
Pemeriksaan bertujuan memastikan identitas pemohon sesuai dengan data kelahiran yang sudah tercatat.
Jika terdapat ketidaksesuaian informasi atau data belum ditemukan, petugas dapat meminta dokumen tambahan untuk membantu proses penelusuran.
Karena itu, pastikan informasi nama, tempat lahir, tanggal lahir, dan identitas orang tua disampaikan secara benar.
5. Menerima Akta Kelahiran yang Diterbitkan Kembali
Jika permohonan memenuhi persyaratan dan data berhasil diverifikasi, Disdukcapil akan memproses penerbitan kembali kutipan akta kelahiran.
Setelah dokumen diterima, periksa seluruh informasi yang tercantum.
Pastikan nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua sudah sesuai dengan data yang benar.
Apabila ditemukan kesalahan, segera sampaikan kepada petugas untuk mendapatkan penanganan sesuai prosedur.
Apakah Mengurus Akta Kelahiran Hilang Bisa Secara Online?
Pengurusan akta kelahiran yang hilang dapat dilakukan secara online apabila pemerintah daerah menyediakan layanan administrasi kependudukan digital.
Setiap daerah dapat menggunakan sistem pelayanan yang berbeda. Ada yang menyediakan aplikasi khusus, situs pelayanan, maupun layanan pengajuan melalui kanal resmi lainnya.
Berikut langkah yang bisa dilakukan:
- Buka situs resmi Disdukcapil kabupaten atau kota sesuai domisili.
- Cari menu pelayanan pencatatan sipil.
- Periksa ketersediaan layanan penerbitan kembali kutipan akta kelahiran.
- Baca persyaratan dan ketentuan pengajuan.
- Unggah dokumen yang diminta melalui kanal resmi.
- Simpan nomor registrasi atau bukti permohonan.
- Pantau perkembangan pengajuan sesuai petunjuk layanan.
Jika layanan online belum tersedia, masyarakat dapat mengurusnya secara langsung di kantor Disdukcapil.
Jangan mengirimkan dokumen pribadi melalui situs atau nomor layanan yang tidak dapat dipastikan keasliannya.
Berapa Biaya Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang?
Masyarakat tidak perlu menyiapkan biaya administrasi untuk penerbitan kembali akta kelahiran.
Hal ini mengacu pada Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan.
Aturan tersebut menyatakan bahwa pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.
Dengan demikian, penerbitan kembali kutipan akta kelahiran oleh Disdukcapil pada prinsipnya gratis.
Berikut rincian biaya yang perlu diketahui:
| Jenis pelayanan | Biaya |
|---|---|
| Penerbitan kembali akta kelahiran | Gratis |
| Pemeriksaan administrasi kependudukan | Gratis |
| Pelayanan Disdukcapil | Gratis |
Biaya pribadi seperti transportasi menuju kantor pelayanan tetap menjadi tanggungan masing-masing pemohon.
Masyarakat sebaiknya berhati-hati apabila ada pihak yang meminta sejumlah uang dengan alasan biaya resmi penerbitan akta kelahiran.
Bagaimana Jika Data Akta Kelahiran Tidak Ditemukan?
Dalam beberapa kasus, data akta kelahiran lama mungkin tidak langsung ditemukan ketika petugas melakukan pencarian.
Kondisi tersebut dapat terjadi karena perbedaan penulisan identitas, keterbatasan dokumen pendukung, atau persoalan pada arsip pencatatan sipil.
Jika mengalami kendala tersebut, pemohon dapat melakukan beberapa langkah berikut:
- Periksa kembali identitas: Pastikan ejaan nama dan tanggal lahir sesuai dengan dokumen kependudukan.
- Cari salinan dokumen lama: Periksa kembali arsip keluarga, fotokopi, atau foto akta kelahiran.
- Sampaikan tempat penerbitan: Berikan informasi mengenai daerah tempat akta pertama kali diterbitkan.
- Minta bantuan penelusuran: Sampaikan kepada petugas agar dilakukan pemeriksaan terhadap data pencatatan sipil.
Apabila register pencatatan sipil juga hilang atau rusak, Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur mekanisme penerbitan kembali register tersebut.
Karena itu, masyarakat sebaiknya tidak langsung mengajukan pencatatan kelahiran baru sebelum memperoleh penjelasan dari petugas Disdukcapil.
Perbedaan Akta Kelahiran Hilang dan Rusak
Meskipun sama-sama membutuhkan penerbitan kembali, akta kelahiran yang hilang dan rusak mempunyai persyaratan berbeda.
Perbedaan utamanya terletak pada dokumen yang harus dilampirkan ketika mengajukan permohonan.
| Kondisi dokumen | Persyaratan utama |
|---|---|
| Akta kelahiran hilang | Surat keterangan kehilangan dari kepolisian |
| Akta kelahiran rusak | Kutipan akta kelahiran yang rusak |
| Register akta hilang atau rusak | Mengikuti mekanisme penerbitan kembali register |
Jika akta masih tersedia tetapi mengalami kerusakan, pemohon perlu membawa dokumen tersebut sebagai lampiran.
Sementara itu, jika akta benar-benar hilang, surat keterangan kehilangan dari kepolisian menjadi persyaratan utama.
Memahami perbedaan tersebut membantu masyarakat mengajukan jenis pelayanan yang sesuai dengan kondisi dokumen.
Kesimpulan
Cara mengurus akta kelahiran yang hilang dapat dilakukan dengan mengajukan penerbitan kembali kutipan akta kedua melalui Disdukcapil sesuai domisili.
Persyaratan utamanya adalah surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Pemohon juga sebaiknya menyiapkan KTP-el, Kartu Keluarga, serta salinan akta lama jika masih tersedia.
Proses penerbitan kembali dokumen kependudukan tidak dipungut biaya. Pengajuan juga dapat dilakukan secara online apabila layanan tersebut tersedia di daerah masing-masing.
Pastikan seluruh proses dilakukan melalui kanal resmi Disdukcapil agar data pribadi tetap aman dan permohonan dapat diproses sesuai ketentuan.
