KTP hilang perlu segera diurus agar dokumen identitas kependudukan kembali tersedia untuk berbagai kebutuhan administrasi. Penggantian dilakukan melalui layanan administrasi kependudukan.
Untuk KTP elektronik atau KTP-el yang hilang, proses penerbitan pengganti berkaitan dengan data kependudukan yang sudah tersimpan dalam sistem Dukcapil. Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur bahwa penerbitan KTP-el karena hilang atau rusak termasuk layanan administrasi kependudukan.
Dokumen yang perlu disiapkan pada umumnya mencakup surat keterangan kehilangan dari kepolisian dan Kartu Keluarga. Namun, mekanisme pelayanan teknis dapat berbeda antar-Disdukcapil karena pemerintah daerah dapat menyediakan kanal pelayanan masing-masing.
Hal penting lainnya, pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan pada prinsipnya tidak dipungut biaya. Ketentuan tersebut tercantum dalam Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013.
Dokumen untuk Mengurus KTP Hilang
Kehilangan KTP-el tidak berarti harus membuat data kependudukan dari awal. Data penduduk sudah tercatat dalam database administrasi kependudukan dan penerbitan KTP-el menjadi bagian dari layanan Disdukcapil.
Untuk penggantian KTP-el karena hilang, dokumen yang perlu dipersiapkan dapat dirangkum sebagai berikut.
| Dokumen | Keterangan |
|---|---|
| Surat keterangan kehilangan | Diperoleh dari kepolisian sebagai bukti KTP-el hilang. |
| Kartu Keluarga (KK) | Disiapkan sebagai dokumen pendukung data kependudukan. |
| Formulir pelayanan | Diisi sesuai ketentuan Disdukcapil atau kanal pelayanan daerah. |
| Dokumen tambahan | Dapat diminta apabila terdapat kondisi atau kebutuhan pelayanan tertentu. |
Persyaratan teknis sebaiknya diperiksa kembali pada Disdukcapil kabupaten atau kota tempat pelayanan dilakukan. Hal ini penting karena kanal, formulir, dan mekanisme pengajuan dapat disesuaikan dengan layanan daerah.
Cara Mengurus KTP Hilang
Prosedur penggantian KTP hilang pada dasarnya dimulai dengan membuat laporan kehilangan, kemudian mengajukan penerbitan KTP-el baru kepada Disdukcapil.
1. Buat surat keterangan kehilangan
Datangi kantor kepolisian untuk melaporkan kehilangan KTP-el. Sampaikan identitas dan kronologi kehilangan sesuai kondisi sebenarnya.
Surat keterangan kehilangan kemudian digunakan sebagai salah satu dokumen pendukung ketika mengajukan penggantian KTP-el.
2. Siapkan KK
KK perlu disiapkan untuk membantu proses verifikasi data kependudukan. Pastikan data pada KK masih sesuai dengan kondisi terbaru.
Jika terdapat perubahan data keluarga yang belum diperbarui, proses pelayanan dapat memerlukan penyesuaian administrasi terlebih dahulu.
3. Ajukan permohonan ke Disdukcapil
Permohonan dapat dilakukan melalui Disdukcapil kabupaten atau kota, UPT Disdukcapil, atau kanal pelayanan daring apabila tersedia.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 memang mengatur pelayanan administrasi kependudukan secara daring. Namun, bagi penduduk yang tidak dapat menggunakan layanan daring, pelayanan manual tetap tersedia melalui Disdukcapil atau UPT Disdukcapil.
4. Ikuti verifikasi data
Petugas akan memeriksa persyaratan dan mencocokkan data kependudukan dalam sistem.
Jika data dan dokumen dinyatakan sesuai, permohonan dilanjutkan ke proses penerbitan KTP-el pengganti.
5. Tunggu penerbitan KTP-el
KTP-el pengganti diterbitkan setelah proses pelayanan selesai sesuai mekanisme Disdukcapil setempat.
Waktu penyelesaian tidak sebaiknya disamaratakan secara nasional karena standar layanan dan kondisi pelayanan dapat berbeda antarwilayah.
Apakah Mengurus KTP Hilang Gratis?
Pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya berdasarkan Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013. Ketentuan tersebut mencakup dokumen kependudukan yang diterbitkan oleh instansi pelaksana.
Dengan demikian, masyarakat tidak seharusnya membayar biaya penerbitan KTP-el sebagai dokumen kependudukan. Pemerintah juga telah menegaskan bahwa pengurusan dokumen kependudukan tidak dikenakan biaya melalui ketentuan administrasi kependudukan. <table> <thead> <tr> <th>Komponen</th> <th>Keterangan</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td>Penerbitan KTP-el pengganti</td> <td>Tidak dipungut biaya</td> </tr> <tr> <td>Surat kehilangan</td> <td>Diperoleh melalui prosedur pelaporan kehilangan di kepolisian</td> </tr> <tr> <td>Dokumen pendukung</td> <td>Disiapkan sesuai persyaratan pelayanan</td> </tr> </tbody> </table>
Biaya perjalanan, fotokopi, atau kebutuhan pribadi lainnya bukan merupakan biaya penerbitan KTP-el. Karena itu, masyarakat perlu membedakan biaya pendukung pribadi dengan pungutan resmi pelayanan administrasi kependudukan.
Apakah Harus Datang ke Dukcapil?
Tidak semua pelayanan administrasi kependudukan harus dilakukan secara manual. Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur pelayanan pendaftaran penduduk secara daring. Jika fasilitas daring tidak dapat digunakan, pelayanan manual dapat dilakukan melalui Disdukcapil kabupaten atau kota maupun UPT Disdukcapil.
Karena penerapan layanan daring berbeda di setiap daerah, langkah paling aman adalah memeriksa kanal resmi Disdukcapil daerah sebelum datang ke kantor.
Beberapa daerah dapat menyediakan pengajuan melalui situs, aplikasi, layanan WhatsApp resmi, loket kecamatan, atau kanal pelayanan lainnya. Kanal tersebut tidak dapat dianggap tersedia secara nasional tanpa verifikasi dari pemerintah daerah terkait.
KTP Hilang tetapi Tidak Memiliki Fotokopi
Kehilangan KTP-el tidak otomatis berarti proses penggantian tidak dapat dilakukan. KTP-el merupakan identitas resmi penduduk yang datanya diterbitkan dan dikelola melalui administrasi kependudukan.
KK menjadi salah satu dokumen penting yang dapat digunakan untuk membantu proses verifikasi. Karena itu, pemilik KTP-el sebaiknya menyiapkan KK yang masih sesuai dengan data kependudukan.
Jika KK juga hilang, kondisi tersebut perlu disampaikan kepada petugas Disdukcapil. Petugas dapat memberikan informasi mengenai prosedur penerbitan dokumen pengganti berdasarkan kondisi administrasi yang tercatat.
Bagaimana Jika Data KTP Sudah Berubah?
Kehilangan KTP sekaligus adanya perubahan data merupakan kondisi yang berbeda dari sekadar mengganti kartu yang hilang.
Perubahan nama, alamat, status perkawinan, atau elemen data lainnya perlu diproses sesuai ketentuan administrasi kependudukan. Pengajuan sebaiknya tidak hanya meminta pencetakan KTP pengganti apabila data pada database juga perlu diperbarui.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 membedakan penerbitan KTP-el karena hilang atau rusak dengan penerbitan KTP-el karena perubahan data.
Apa yang Dilakukan Jika Permohonan Terkendala?
Kendala dapat muncul ketika data tidak sesuai, dokumen pendukung belum lengkap, sistem pelayanan mengalami gangguan, atau kanal pelayanan daerah sedang tidak tersedia.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan antara lain:
- Periksa kembali kesesuaian NIK dan data pada KK.
- Pastikan surat kehilangan masih dapat digunakan sesuai ketentuan pelayanan.
- Tanyakan dokumen tambahan kepada petugas Disdukcapil.
- Gunakan kanal resmi Disdukcapil apabila layanan daring mengalami kendala.
- Hindari menggunakan jasa perantara yang menawarkan penerbitan KTP dengan pungutan tidak resmi.
- Simpan bukti pengajuan apabila permohonan dilakukan secara daring.
Jika terdapat permintaan pembayaran untuk penerbitan dokumen kependudukan, masyarakat dapat meminta penjelasan mengenai dasar pungutan tersebut. Secara nasional, Pasal 79A UU Nomor 24 Tahun 2013 menyatakan pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.
Hal yang Perlu Diperhatikan Setelah KTP Hilang
KTP memuat informasi identitas penting sehingga kehilangan kartu sebaiknya tidak hanya dipandang sebagai persoalan administrasi pencetakan ulang.
Beberapa tindakan yang dapat dilakukan:
- Segera membuat laporan kehilangan kepada kepolisian.
- Mengurus KTP-el pengganti melalui kanal resmi Disdukcapil.
- Tidak membagikan foto KTP atau NIK kepada pihak yang tidak berkepentingan.
- Waspadai pihak yang mengaku dapat mencetak KTP secara instan dengan biaya tertentu.
- Simpan KTP-el baru di tempat yang aman setelah diterima.
Perlindungan data kependudukan juga menjadi bagian penting dalam administrasi kependudukan. UU Nomor 24 Tahun 2013 mengatur bahwa data perseorangan dan dokumen kependudukan wajib disimpan serta dilindungi kerahasiaannya oleh negara.
Kesimpulan
KTP hilang dapat diganti melalui layanan administrasi kependudukan dengan menyiapkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian, KK, dan persyaratan pelayanan yang ditetapkan Disdukcapil.
Pengajuan dapat dilakukan secara daring jika kanal tersebut tersedia di daerah terkait atau secara manual melalui Disdukcapil maupun UPT Disdukcapil. Ketentuan nasional juga menetapkan bahwa pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.
Sebelum mengajukan permohonan, pemeriksaan informasi pada kanal resmi Disdukcapil daerah penting dilakukan karena teknis pelayanan, formulir, dan kanal pengajuan dapat berbeda antarwilayah.
